1.1.需求概述

酒店信息管理系统是一个覆盖酒店各部门运作的前后台一体化的全套集成系统，其目标是提高酒店的信息化水平，籍此提升酒店的财务收益、管理效率和酒店形象。

酒店信息管理系统是一个前后台一体化，功能全面和强大，成熟稳定，灵活客户化，应用广泛，操作简单，界面友好的酒店电脑管理系统。它将帮助酒店实现以下目标：

•   增加收入，降低成本，提高效率
•    前后台一体化，整个酒店范围内良好的信息化管理
•    酒店专用财务软件，实现优秀的财务管理与控制
•    完善的人、财、物管理，全面掌握酒店经营状况
•    卓越的流程管理，帮助酒店推行规范管理
•    持续的产品升级，适应酒店未来的业务变化

1.2.系统需求

酒店内实施的酒店管理系统应能是一个以财务管理为核心，全面覆盖酒店管理各部门的电脑信息管理系统。系统应提供一整套严密的财务和收银管理制度，让酒店管理层按照不同员工的责任级别，制定不同等级的功能权限。客户级别和密码控制应保证不同客户对系统功能和数据具有不同的使用权限，系统日志对所有操作均有记录，一旦泄密可以跟踪追查。

系统还要有科学地对财务、客流等作出有效分析的功能，支持报表输出，并且支持随时统计和查阅，提供一定的决策支持能力。系统功能定位一定要有前瞻性，适应酒店发展的需要。

1.3.前台管理

酒店前台管理是一个流程复杂、实时性强的系统，是酒店的标志性的关键核心业务。前台管理的水平，决定了整个酒店管理系统的水平。因此，前台管理系统是酒店管理系统的核心系统。

前台系统包括房态控制、客房预订、客人接待、收银帐务、夜间稽核、客房管家、问讯留言、礼宾服务、公关销售、报表系统、基本设置、系统管理、外围接口、常用工具等功能模块。

前台系统的功能覆盖酒店的房口相关部门，包括预订部、前厅部（接待、问讯、礼宾）、财务部（收银、夜核）、管家部（客房管理中心）、销售部、电脑部。

前台系统是采用先进的技术开发而成。系统架构是面向对象的逻辑三层结构，保证了软件具有良好的体系结构和易扩充性；用户界面采用视图-对象-状态-操作-权限绑定的智能动态工作图表技术，保证了操作的简明直观、流畅易用、各司其职；所有录入界面、报表格式、工作视图、功能菜单均支持用户自定义，保证了系统有最大限度的自适应性，满足不同酒店的具体需求。数据处理充分利用SQL DBMS的索引技术，保证了在业务繁忙时段和数据量较大时仍然具有快速的响应和良好的性能。系统经过公司内部的严格测试和实际用户的实战检验，具有很好的稳定性。

1.3.1.房态控制远期房态 Room Forcasting

房间预测图

房类预测表

可售情况表

当前房态

当前房态图

楼层平面房态图

当前状况统计表

包括酒店客房、管家房态、在住客人、酒店营业指标的实时统计，可设置自

当前房态统计表

当前房态明细表

房价速查表

1.3.2.用户界面

• 多文档MDI窗口

可同时打开多个工作视图、客单、帐户，支持并发操作。

•   基于工作视图的自定义功能

可自定义工作视图、相关操作、工作流程、报表格式、录入屏幕，适应不同星级酒店的具体业务。

•   命令行操作

支持命令行调用所有开放的功能。例如“walkin rmno=1208”

•   右键菜单操作

相关对象的右键弹出菜单支持相关操作功能。

•   支持鼠标和快捷键操作

几乎所有操作均支持全鼠标或全键盘的操作。

•   穿透查询功能

• 从工作视图到客单、帐户
• 从帐户明细到外围收银点明细帐单
• 从报表到客单、帐户
• 从客单到帐户、从帐户到客单

1.3.3.客房预订

• 预订概要
•   预订视图
•   散客预订
•   团体预订
•   冲突检验
•   修改预订
•   复制预订
•   预订的确认、取消、未到、等候、恢复
•   打印表单
•   活动安排
•   预订排房
•   预订入住
•   设置同住
•   设置关联
•   交换资料
•   成批调价
•   散团互转
•   合并团体
•   设置帐户
•   收取押金
•   外围接口
•   客人留言

1.3.4.客人接待

•  接待概要
•   接待视图
•   预订入住
•   取消入住
•   散客步入
•   团体步入
•   散客团体步入
•   修改客单
•   复制客单
•   排房
•   定价
•   活动安排
•   打印表单
•   换房调价
•   成批调价
•   续住延退
•   自动续住
•   设置关联
•   散团互转
•   合并团体
•   帐户设置
•   收取押金
•   客历档案
•   外围接口
•   浏览日志
•   客人留言

1.3.5.收银帐务

收银概要

收银视图

帐户设置

帐户明细

成批入帐

自动转帐

根据在帐户设置中定义的转帐指令、团体包费、分帐指令，自动将相关交易帐目转入到本帐户或转出到指定帐户。结帐退房时自动执行。

手工转帐

手工选择全部或部分交易帐目，并转帐到其他帐户。

团体转帐

手工选择团体属下的团员的某些项目的交易帐目，并转帐到团体主帐。

团体结帐

团体帐务的批处理操作，自动处理团体包费、已经平帐的团员自动结帐退房，循环处理没有平帐的团员帐户，等所有的团员结帐以后，再处理团体主帐。

挂应收帐

当选择结算方式为挂应收帐时，自动调出应收帐户列表、应收帐的记帐项目。

可以从应收帐系统反向穿透查询前台及各POS点挂帐的明细。（IBT（智宇）独创）

开工作帐

为非住店客人开立临时工作帐。

帐单打印

帐户锁定、解锁

临时冻结指定帐户，并禁止录入、修改此帐户资料。可用于欠费客人、疑点客人、结帐退房。

结帐退房流程

直接结帐

直接退房

重新开帐

对于已结帐户可以重新置为开帐状态，以便进一步调整帐目。

取消退房

对于已退房的客单可以重新入住（假如无占房冲突）。

收银换班

切换系统的收银班次为早班、日班、夜班，主要用于收银统计。

收银审计

发票管理

发票的发出、打印、作废管理。

1.3.6.夜间稽核

夜间稽核或审核（Night Audit）是在一个营业日结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、对帐，计算并过入房租，统计汇总，编制夜核报表，备份数据，结转营业日期的一个过程。

夜核流程定义

夜间稽核

系统日志

查询重要操作的事件记录，例如入住、换房、调价、结帐、退房等。

班期表

查询收银班期表z

1.3.7.客房管家

管家视图

房态管理

• 设置管家房态
• 设置和解除维修房
• 设置和解除停用房
• 设置和解除差异房态
• 设置辅助房态

在住客人

房态统计

房间历史

维修房或停用房历史

查询每间客房的维修或停用的历史记录。

客房消费

遗留物品

物借物品

指派清洁

客房服务员清洁房间安排记录，用于统计工时、工分。

客房统计

登记、统计客房服务员整理、清洁房间的工分。

1.3.8.问讯留言

• 问讯概要
• 问讯视图
• 邮件收发
• 客人查询
• 客人留言
• 常用信息
• 邮件收发

1.3.9.礼宾服务

• 礼宾概要
• 礼宾视图
• 功能操作

1.3.10.公关销售

提供客历档案管理（客人、团体、公司、旅行社）、销售协议管理、销售人员销售计划、常客积分管理、销售分析图型等功能。

• 客户分类
• 客历内容
• 销售协议
• 销售人员
• 常客积分
• 营业指标
• 销售分析

1.3.11.报表系统

报表定义

报表目录

报表生成

营业总表

报表体系

1.3.12.基本设置

建筑楼层

房类代码

房间代码

房价定义

套票项目

记帐项目

以类似会计科目的分级定长编码，定义各种消费项目（借方）、结算项目（贷方）的分类、明细，同时包括客房消费的明细商品或项目的单价或比例。

货币汇率

定义各种货币的代码、名称、汇率，通常以人币币为本位币。

营业点

定义酒店各营业点的代码、名称、数据库连接参数、帐单格式文件等，用于各营业点向前台签单挂帐、从前台穿透查询各营业点的明细帐单。

通用代码

包括几十种统计代码、结帐退房流程、夜间稽核流程等。

常用摘要

定义常用的摘要、短语、词组，以加速汉字的录入。

酒店日历

定义酒店的日历，包括日期、节日名称、天气情况、租季、班期表。

1.3.13.系统管理

• 用户管理
• 修改密码
• 重新登录
• 系统参数
• 打印设置
• 功能菜单
• 工作视图
• 数据字典
• 报表目录

1.3.14.外围接口

门锁卡接口

PMS控制接口

公安资料传送接口

身份证扫描

设置小酒吧

1.4.营业收银

1.4.1.触摸屏点菜

•  支持刷卡进入系统
•  触摸屏点菜、冲减、输入折扣、服务费、金额折扣、
•  触摸屏开台、并台、结账、打印报表、清机。
•  摸拟键盘，支持汉字输入，解决时令菜及制法、口味的输入。
•  菜式按大类、明细两级排布，合理布局各种菜式。

1.4.2.厨房飞单

 设置打印端口，客户可以根据业务需要设置小票菜单、全单、收银帐单三种打印格式

1.4.3.落单收银

• 餐单处理

  显示

  开单       记录餐单号、台号、人数、落单人、备注等

  挂单       将未处理完毕的餐单暂时存盘挂起，以便进行下一单的处理

  取单       按台号或从列表中取出未处理完毕的餐单，餐单列表中可显示餐厅打印状态

  取消       取消未打印的餐单，从当前餐单列表中清除并记录到已取消餐单列表中。

  落单    将餐单项目发送到落单系统

  折扣    对整张餐单可按项目打折

  服务费  对整张餐单中应收服务费的项目加收服务费

  打印

打印当前餐单，支持两种餐单打印方式：餐单的全部重打和只打印未打印过的餐单项目。

• 支持行式或平推式、串口、并口和网络打印机，可自定义打印机及帐单格式。

  平帐 结帐

•  将已平帐的餐单关闭并转入历史餐单中。

  合单

•  将多张未结帐餐单合并，方便一位客人支付多张餐台。

  分单

•  将一张餐单分成多张帐单，方便同一张台客人分开付账。

  复制套餐    把预订所点的套餐导入到开台帐单。

  销售税

•  对整张餐单计算销售税

  重开帐

•  将已结帐餐单在清机前允许重开，重开帐单操作会被系统记录。

  类折扣

•  对指定类别的消费项目汇总打折。

  全单重打（已结单查询）

•  重打已结帐的餐单，重打餐单与原餐单有所区别

  显示汇总

•  按菜码汇总显示当前餐单

1.4.4.菜单项处理

• 消费
• 结算
• 即清
• 冲减
• 退帐
• 清除
• 成本价
• 改折扣
• 制法
• 其他

1.4.5.后台管理

每市清机

每日日结

所有收银点日结

班期表

转换帐套

查询交易记录

发票管理

发票重打：发票可以重新打印

硬件接口

1.4.6.报表分析

•    收银员实时收款表
•   统计当班当前收银员收款情况
•   未结帐单报表
•   显示、打印当前未结帐单
•   销售数量分析表
•   取消帐单报表
•   收银员明细表
•   账户及收入报表

1.4.7.系统设置

•   汇率设置
•   出品部门
•   消费分类

   消费分类的增加、删除、修改、查询和启用

•   消费明细
•   支付方式
•   餐类设置
•   机器设置
•   打印端口
•   制法、特殊要求
•   信用卡折扣率
•   市别设置
•   区域设置
•   台号设置
•   用户功能键
• 系统功能键
• 系统维护
• 支付方式编码设置
• 消费项目设置
• 转帐参数设置
• 控制设置

1.5.宴会预订

1.5.1.预订登记

预订单目录

预订单

会议室当前状态

会议室预订状态

餐台当前状态

餐台预订状态

1.5.2.预订报表

• 预订情况一览表
• 会议室预订一览表
• 餐台预订一览表

1.5.3.系统维护

会议室设置

餐台设置

预订要求

系统常量

整理数据库

1.5.4.用户管理

•  密码修改
•  用户转换
•  权限设置

1.6.商务收银

商务事务

商务电话

  与电话计费系统相连，可自动记录并显示从电话计费系统转入的话费

商务客用

商务自用

登记酒店内部在商务中心的传真、上网、复印、票务等服务的数量次数等。

商务报表

• 商务客用报表
• 商务自用报表
• 商务电话明细表
• 商务日报表

系统设置

   汇率        支付方式       商务项目       商务部门

系统维护

•  系统日志       系统常量       连接参数

用户管理

•  密码修改    重新登录    用户管理 

1.7.电话计费

电话计费

系统设置

• 地区分类

   设置地区分类代码，便于分组显示及成批设置某一地区的电话费率。

• 电话费率
• 部门分类

  设置电话所属部门分类代码

• 部门设置

  设置电话所属部门代码

• 分机说明
• 收费定义
• 假日定义

  定义每年节假日的日期，需逐年设置。

• 半价设定
• 计费方法（参数设置）

1.7.1.电话查询

当天电话记录

历史电话记录

原始电话记录

电话计费

号码查询

分机查询

电话费率查询

IDD控制

IDD状态

1.7.2.电话报表

• 部门分类电话汇总表
• 部门电话汇总表
• 部门电话明细表
• 部门电话成本收入汇总表
• 电话分机成本收入汇总表
• 电话月汇总表
• 电话干线汇总表
• 电话干线明细表
• 电话分类汇总表
• 电话分类明细表

1.7.3.系统维护

• 系统日志

  查询进入系统的用户所执行的操作。

• 系统常量
• 话费级别

  可修改话费级别说明，话费级别不能增加或删除，由系统设定。

• 话机分类

  设置话机的收费/转帐分类。

   每一分类可设置不同的记（转）帐分类，如：转客房、转商务、其他和不转帐。

• IDD级别

  设置IDD控制系统指令代码，必须与IDD控制系统相连方可生效

• 连接参数

电话计费设置程序的数据库连接参数设定

1.8.经理查询

房态查询

• 当前房态
• 房类状态
• 坏房列表
• 停用房列表

客房销售预测

可售房类预测

房间销售预测

修改记录

• 房价修改记录
• 换房记录

历史房态

房态查询

 可查询任何一刻是房态情况

坏房记录

 可查询任何时候的坏房坏房情况

营业统计

营业报表

客房营业统计

前台报表

• 客人报表
• 房间报表
• 收银报表
• 统计报表

1.9.应收管理

帐务

• 凭证管理
• 凭证过帐
• 客帐核销
• 凭证汇总表

报表

• 帐龄分析表
• 累计挂帐表
• 超额挂帐表
• 超期挂帐表
• 核销历史表
• 其他报表
• 统计图形

设置

• 项目代码
• 部门机构
• 客户档案
• 邮政编码
• 常用摘要
• 货币汇率

系统

• 用户管理
• 密码修改
• 重新登录
• 系统参数
• 打印设置
• 功能菜单
• 数据字典
• 报表目录

接口

应收帐入帐

   其他系统（如前台、餐厅收银）向应收系统转帐

应收帐冲减

  其他系统（如前台、餐厅收银）冲减已转入应收系统的交易

1.10.物资管理

采购管理

1)  报价单2)  请购单3)  订货单4)  事务查询

应付管理

1) 挂帐单2)  结算单3)  凭证核销4)    凭证查询

库存管理

• 支持验收后直拨到使用部门、部门之间调拨、部门盘存倒挤成本等具有酒店、餐饮行业特色的存货业务
• 过帐是单据的确认操作，一旦过帐，则该单据的数据不可再做修改。单据必须先审核才能过帐
• 支持多仓库管理、物资分类多级管理
• 支持客房仓、餐饮仓管理等具有酒店、餐饮行业特色的二级仓库管理
• 代码查询可按已输入字头定位，按代码或名称查找
• 可以设定在输入完单据后是否马上进行审核和过帐

1)   入库单2)  直拨单3)  领料单4)  调拨单5)  移库单6)  调整单7)   部门盘存单8)  事务查询9)    结存查询

统计报表

  所有报表均可以保存为EXCEL、DBASE、TXT、HTML、SQL、LOTUS1-2-3等格式，以作进一步加工处理

代码设置

1) 物资编码

2)  供应商编码

3)  仓库编码

4)  部门编码

5)  事务类别

6)  会计期间

7)  应付帐项

8)  货币汇率

9)  常用摘要

系统管理

1) 用户管理

2)  密码修改

3)  重新登录

4)  系统参数

5)  打印设置

6)  功能菜单

7)  数据字典

8)  报表目录

1.11.设备管理

资产管理

设备（资产）档案管理

设备（资产）变动管理

设备（资产）计提折旧

维修管理

 维修管理系统的功能有维修计划编制、维修工作单管理（报修、派工、搁置、完工登记）、维修工具借还管理、维修人员班次安排、当前客房状态查询等，并能从前台的当前坏房表自动生成工程部的维修工作单。

维护计划

   设备维护计划单的增加、删除、修改、查询和打印。

维修工单

• 维修工单的增加、删除、修改、查询和打印。
• 维修工单可记录
• 报修情况，派工情况，开工情况，验收情况。

事故记录

• 设备事故情况记录的增加、删除、修改、查询、打印。
• 对每次事故可记录的内容包括：
• 事故记录，事故处理.

工具管理

   工具借还凭证登记，可查询或打印某一工具是由何人在何时借用，借用数量是多少

班次安排

 设定各工种的维修工人班期及工作时间。

坏房报修

能耗统计

能耗统计系统的功能有记录日常各种能源的消耗情况，并按能源类别、能耗品种、使用部门统计汇总不同时期的能耗情况。

能耗记录

能耗统计

   可按能源类别、能源种类、使用部门统计能耗的实耗数量、金额、记录数

   可按任意组合条件进行统计

统计报表

设备统计

维修统计

事故统计

能源统计

固定资产报表

代码设置

系统管理

系统管理用于设定操作员权限、修改密码、转换当前用户等，设定打印机参数、系统运行参数等。查询系统的功能列表、数据字典、报表目录。

1.12.会所管理

1.12.1.会员管理

• 会籍管理
• 会员报表

设施管理

• 设施预订
• 设施租用
• 设施留场
• 场态控制

收银管理

• 收银结帐
• 付款管理
• 收银报表

报表管理

• 统计报表
• 统计图形
• 其他报表

系统管理

• 代码设置

• 设置会所系统中的各种编码
• 主要包括设施编码、消费项目、结算方式、会员种类、来源、状态、国家、邮编、常用摘要、节假日等

• 用户管理

• 设置操作员的编码、名称、密码、使用权限
• 操作员修改自己的密码
•  重新登录到系统

• 系统参数

• 设置会所系统中的运行参数，如会所名称等。
• 查询系统的功能菜单、数据字典、报表目录

• 窗口管理

  本软件使用MDI多文档风格设计，可同时打开多个窗体处理不同业务。

1.13.  桑拿管理

钥匙管理

• 钥匙牌号可以由桑拿管理人员进行设定，而钥匙牌号的状态有：可用（AVA）状态 、客人进房（INN）、客人占用（OCC）、维修（OOO）等。
• 登记：选好可用钥匙牌号以后，登记客人资料。
• 状态转换：进行两种状态转换：可用 ---》不可用；不可用—》可用。
• 更换：按客人需要或喜好，更换指定的新钥匙牌号。
• 查询：调用“组合条件查询”筛选符合指定条件的记录，并可设定排序。

客人编组

  客人编组是把几个客人编成一组，方便成批结帐、提高效率。

技师预约

  技师预约管理功能主要是登记客人对技师的预约情况。

钟房管理

• 客人
• 技师
• 房间

技师管理

• 技师的加入、退出和技师调序等
• 加入时，技师状态从不可用变为可用：“OOO”—》“AVA”
• 退出时，技师状态从可用变为不可用：“AVA”—》“OOO”
• 技师调序：调整技师的编排顺序。

当前床状

  显示或打印当前各房间及其床位情况

按摩记录

  查询技师提供按摩服务的历史记录

收银

• 当前客帐

  显示当前未结帐的客帐

• 记帐

• 记录客人的消费明细
• 允许修改已保存但未结帐的帐户消费明细

• 付款

  支持多种结算方式付款

   与应收帐系统连接可使用应收帐帐户付款

• 结帐

• 自动计算折扣、服务费并平帐生成打印帐单
• 未退房的客人不允许结帐

• 团体成批收款

   对指定团体的客人成批逐个收款

• 团体成批结帐

   对指定团体的客人成批执行结帐

• 打印

   打印客人帐单

• 查询

   查询客人帐单

• 历史客帐

• 查询：可按客帐所有字段条件查询
• 重开：将已结帐户置为未结帐户

报表

• 技师钟数统计表
• 技师代支统计表
• 技师分项汇总表
• 营业收入汇总表
• 收银员汇总报表
• 收银员明细报表
• 消费分类汇总表
• 消费分类明细表
• 冲减数报表
• 免费数报表
• IC卡交易明细表
• 事件跟踪明细表

设置

• 钥匙设置
• 部门设置
• 技师设置
• 房类设置
• 房间设置
• 消费分类
• 消费项目
• 结算方式
• 邮政编码
• 货币代码
• 常用摘要

系统管理

系统管理用于设定操作员权限、修改密码、转换当前用户等，设定打印机参数、系统运行参数等。查询系统的功能列表、数据字典、报表目录

1.14.财务管理

辅助作业

1) 帐套管理

2) 帐套转换

3) 会计科目

4) 期初余额

5) 凭证类别

6) 凭证编号

7) 常用摘要

8) 外币汇率

9) 结算方式

10)    辅助帐号

11)    现金流量

12)    会计期间

13)    会计日期

14)    系统配置

15)    凭证接口

帐务处理

• 记帐凭证
• 过帐
• 帐户余额
• 明细帐
• 总帐
• 出纳管理

   提供出纳登记、支票管理和收付日报

  出纳帐与会计帐定期对帐、符合岗位分工、互相监督要求

• 银行对帐
• 往来对帐
• 辅助核算
• 自动转帐
• 期末结转

报表编制

1) 报表设计

2) 灵活而功能强大的报表

3) 报表生成

4) 报表查询

财务分析

1) 比率分析

2) 趋势分析

3) 结构分析

4) 其他分析

系统维护

1) 用户管理

2) 密码修改

3) 重新登录

4) 系统参数

5) 打印设置

6) 功能菜单

7) 数据字典

8) 报表目录

9) 帐务维护

10)    系统日志

其他功能

• 窗口功能
• 语言切换
• 会计日历
• 功能导航
• 小工具
• 无缝升级
• 朗读金额
• 智能升级
• 自定义墙纸

1.15.人事工资管理

人事档案

1) 人事档案

2) 人事报表

1.15.1.工资计算

• 工资生成
• 工资调整
• 工资计算
• 工资打印
• 期间管理

项目设置

1)  部门机构

2)  人员类别

3)  其他编码

4)  工资项目

5)  税率速算

系统管理

1)  用户管理

2)  密码修改

3)  重新登录

4)  系统参数

5)  打印设置

6)  功能菜单

7)  数据字典

8)  报表目录

其他功能

1) 窗口功能  2) 智能升级   3)  自定义墙纸